ارسال اظهارنامه شرایطی دارد که شامل موارد ذیل است: 

1- احراز هویت اظهارکننده.

شخصی که اظهارنامه را تسلیم می‌کند، اگر اصالتا آن را تقدیم ‌کند یعنی خود، ذی‌ حق یا مدعی حق باشد، باید با ارائه مدارک شناسایی قانونی نظیر شناسنامه و …. موجباتی فراهم کند که مسئول دایره اظهارنامه هویت او را احراز کند.

چنان چه اوراق را شخص دیگری مانند وکیل، قیم یا ولی به نمایندگی از ذی ‌حق تقدیم ‌کند، علاوه بر احراز هویت او توسط مسئول دایره اوراق، لازم است که فتوکپی مصدق (تایید شده) مدرک که سمت او را اثبات کند، نیز تسلیم شود تا به همراه آن برای طرف ارسال شود. 

2- ابطال تمبرهزینه قانونی.

بر روی برگ اظهاریه طبق تعرفه قانونی باید تمبرابطال شود که مقدار آن طبق بند 18 ماده 30 قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین یک هزار ریال است. 

3- خارج از ادب و نزاکت نبودن مطالب و مندرجات. 

طبق تبصره ماده 156 قانون آیین دادرسی مدنی، اداره ثبت اسناد و دفاتر دادگاه‌ها می‌توانند از ابلاغ اوراق هایی که حاوی مطالب خلاف اخلاق و خارج از نزاكت باشد، خودداری کنند. 

البته باید توجه داشت که اگر اداره ثبت یا دفتر دادگاه اوراق حاوی مطالب خلاف اخلاق یا خارج از نزاکت را ابلاغ کند، به نظر می‌رسد که مسئولیتی نخواهد داشت. زیرا ابلاغ نکردن این گونه اظهارنامه‌ها برای اداره ثبت یا دفتر دادگاه تکلیف نیست، بلکه مجاز است که آن ها را ابلاغ نکنند و اجازه نیز دلیل بر اختیار است. 

4- تسلیم اوراق قضایی و پیوست‌های آن به تعداد مقرر قانونی. 

معمولا اوراق و ضمایم آن باید لااقل در سه نسخه به مرجع ارسال اوراق تقدیم شود که یک نسخه در بایگانی دایره مذکور می‌ماند، یک نسخه به طرف ابلاغ و تسلیم می‌شود و نسخه‌ای نیز به عنوان نسخه ابلاغ‌ شده به اظهارکننده تسلیم می‌شود که همراه گزارش مامور ابلاغ مبنی بر چگونگی ابلاغ اوراق (ابلاغ واقعی یا ابلاغ قانونی) است. 

در صورتی که در محل اقامت خوانده (مخاطب اظهارنامه) مامور ابلاغ و سایر مراجع جهت ابلاغ نباشند، برگ‌های اوراق با پست سفارشی ارسال می‌شود و در این صورت اگر برگ‌های ارسال عینا اعاده نشد، قبض رسید پستی دلیل ابلاغ محسوب می‌شود. 

وقتی که مخاطبان اظهارکننده متعدد باشند، همانند موردی که خواندگان دعوا متعدد هستند، باید اوراق به تعداد آن ها به علاوه دو نسخه باشد.  شما می تونید با وکیل اظهارنامه مشاوره حقوقی داشته باشید.

5- تسلیم وجه یا مال یا سند. 

به موجب ماده 157 قانون آیین دادرسی مدنی، در صورتی که اوراق مشعر به تسلیم وجه یا مال یا سندی از طرف اظهارکننده باشد، آن وجه یا مال یا سند باید در موقع تسلیم اظهارنامه به مرجع ابلاغ (دفتر دادگاه یا اداره ثبت اسناد) تحت نظر و حفاظت همان مرجع قرار گیرد، مگر آن كه طرفین هنگام تعهد محل و ترتیب دیگری را تعیین كرده باشند.